W skrócie
Dla GizoBOX zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowe oprogramowanie Rentya do zarządzania magazynami samoobsługowymi Self Storage. System obsługuje zarówno obiekt z magazynami zewnętrznymi, jak i nowoczesny, trzypiętrowy obiekt z magazynami wewnętrznymi. Platforma automatyzuje pełny proces najmu: od prezentacji dostępnych jednostek i interaktywnych map obiektów, przez rezerwację, generowanie umowy i podpis online, aż po płatności internetowe, cykliczne rozliczenia, panel najemcy, aplikację mobilną oraz zaawansowaną analitykę operacyjną i finansową.
Problem
GizoBOX potrzebował systemu, który nie będzie tylko prostym panelem do zarządzania rezerwacjami, ale realnym operacyjnym centrum biznesu self storage. Operator obsługuje różne typy magazynów, wiele jednostek, zróżnicowane cenniki i model rozliczeń okresowych, a jednocześnie chciał zapewnić klientom pełną samoobsługę online. Gotowe rozwiązania SaaS nie odwzorowywały wystarczająco dobrze specyfiki obiektu zewnętrznego oraz wielopoziomowego obiektu wewnętrznego, nie zapewniały odpowiedniej elastyczności w zakresie map obiektów, rabatów, promocji, panelu najemcy, integracji płatniczych i analityki biznesowej. Brakowało też jednego środowiska, które połączy sprzedaż, operacje, dokumenty, rozliczenia i doświadczenie użytkownika końcowego.
Rozwiązanie
Stworzyliśmy dedykowany system Rentya, zaprojektowany od podstaw wokół modelu operacyjnego GizoBOX. Platforma umożliwia zarządzanie strukturą obiektów, pięter, stref i jednostek magazynowych, automatyzuje pełen proces najmu i wspiera obsługę klienta zarówno po stronie operatora, jak i najemcy. Wdrożyliśmy interaktywne mapy obiektów, dynamiczne cenniki, rabaty i promocje, generowanie umów z podpisem online, płatności internetowe oparte o Stripe, przypomnienia o cyklicznych należnościach oraz rozbudowaną analitykę dostępności, zajętości i finansów. Najemcy otrzymali dostęp do panelu klienta w webie oraz dedykowanej aplikacji mobilnej GizoBOX na iOS i Android. Dodatkowo wykorzystaliśmy integracje OpenAI do wsparcia wybranych elementów komunikacji, treści operacyjnych i automatyzacji procesów informacyjnych.
Efekt biznesowy
Rentya stał się centralnym systemem operacyjnym GizoBOX i cyfrowym fundamentem całego procesu wynajmu magazynów. System skrócił czas obsługi klienta, uporządkował dokumentację i rozliczenia, zwiększył poziom samoobsługi oraz poprawił kontrolę nad dostępnością i zajętością jednostek. Dzięki integracji płatności online, umów i podpisu elektronicznego operator ograniczył liczbę manualnych działań administracyjnych, a dzięki analityce i dynamicznym cennikom zyskał lepsze narzędzia do zarządzania obłożeniem i przychodami. Wdrożenie pozwoliło GizoBOX rozwijać nowoczesny model self storage oparty na wygodzie klienta i wysokiej wydajności operacyjnej.
Kluczowe metryki
Galeria
Technologie
Harmonogram wdrożenia
1. Discovery i mapowanie procesu
Analiza modelu działania GizoBOX, struktury obiektów i ścieżki najmu klienta.
2. MVP — rezerwacja i zarządzanie jednostkami
Pierwsza wersja systemu obejmująca obiekty, jednostki, dostępność i podstawowy proces najmu.
3. Umowy, podpis online i płatności
Wdrożenie generowania dokumentów, e-sign oraz integracji Stripe.
4. Panel najemcy i aplikacja mobilna
Udostępnienie klientom webowego panelu konta i aplikacji GizoBOX na iOS oraz Android.
5. Analityka, promocje i skalowanie
Rozbudowa o raporty finansowe, dynamiczne cenniki, rabaty, eksporty i dalszą automatyzację.
Opinia klienta
“Rentya uporządkowała cały nasz proces najmu i dała nam realne narzędzie do skalowania GizoBOX. Połączyliśmy obsługę klienta, płatności, umowy i analitykę w jednym systemie.”
FAQ
Czy system Rentya obsługuje różne typy magazynów self storage?
Tak. System został zaprojektowany tak, aby obsługiwać zarówno magazyny zewnętrzne, jak i magazyny wewnętrzne w bardziej złożonej strukturze, np. z podziałem na piętra, strefy i różne typy jednostek. Dzięki temu operator może zarządzać całym obiektem w jednym środowisku.
Jak wygląda proces najmu magazynu w systemie?
Klient może wybrać magazyn, sprawdzić dostępność i cenę, przejść przez rezerwację, wygenerować umowę, podpisać ją online i opłacić najem bez wychodzenia z systemu. Cały proces jest zautomatyzowany i zapisany w jednym workflow.
Czy system generuje umowy automatycznie?
Tak. Rentya generuje umowy automatycznie na podstawie danych klienta, parametrów magazynu i warunków najmu. Dokument może być następnie podpisany online, co znacząco skraca czas formalności i ogranicza ręczną obsługę administracyjną.
Czy w systemie dostępne są płatności online?
Tak. Wdrożyliśmy integrację Stripe, dzięki czemu najemcy mogą wygodnie realizować płatności online. System wspiera również przypomnienia o cyklicznych rozliczeniach oraz monitoring statusu należności.
Czy najemca ma własny panel klienta?
Tak. Najemca ma dostęp do panelu klienta zarówno z poziomu aplikacji webowej, jak i dedykowanej aplikacji mobilnej GizoBOX na iOS i Android. Dzięki temu może zarządzać swoim najmem, dokumentami i płatnościami z dowolnego miejsca.
Jakie analityki oferuje system Rentya?
System zapewnia analitykę dostępności i zajętości magazynów, dane o strukturze obłożenia, raporty finansowe oraz zestawienia operacyjne. Dane można eksportować jednym kliknięciem do formatów CSV i PDF, co wspiera codzienną pracę zarządczą i operacyjną.
Czy system obsługuje rabaty, promocje i dynamiczne cenniki?
Tak. Rentya pozwala zarządzać polityką cenową w elastyczny sposób, uwzględniając dynamiczne cenniki, promocje i różne warianty rabatowania. Dzięki temu operator może aktywnie sterować sprzedażą i obłożeniem obiektu.
Jaką rolę pełni OpenAI w tym wdrożeniu?
Integracje OpenAI wykorzystaliśmy do wsparcia wybranych procesów komunikacyjnych i automatyzacji treści, np. usprawnienia wiadomości operacyjnych, opisów i wybranych elementów workflow informacyjnego. AI pełni rolę uzupełniającą wobec głównej logiki biznesowej systemu.
Czy Rentya to gotowy SaaS czy system szyty na miarę?
W tym wdrożeniu Rentya została zaprojektowana jako dedykowane rozwiązanie dopasowane do konkretnego modelu operacyjnego GizoBOX. Oznacza to, że architektura, funkcje i logika systemu odpowiadają realnym potrzebom operatora, a nie ograniczeniom generycznego narzędzia.
Czy system można dalej rozwijać wraz ze wzrostem biznesu?
Tak. Architektura została przygotowana z myślą o dalszym skalowaniu, dodawaniu kolejnych funkcji, rozszerzaniu analityki, rozwoju aplikacji mobilnej i wdrażaniu nowych automatyzacji. To ważne, ponieważ self storage to model biznesowy, który często wymaga szybkiego dostosowywania narzędzi do rosnącej skali operacji.
