PozwyRodzinne.pl jako kompletna platforma LegalTech
Sprawy rodzinne należą do najbardziej złożonych i wrażliwych obszarów prawa. Użytkownik, który potrzebuje pomocy przy rozwodzie, alimentach, kontaktach z dzieckiem, władzy rodzicielskiej lub ustaleniu miejsca pobytu dziecka, często rozpoczyna proces w stresie i niepewności.
Jednocześnie kancelaria prawna musi zebrać dużą liczbę danych, ocenić ich kompletność, rozpoznać sprzeczności, przygotować dokumenty i zachować pełną kontrolę nad jakością merytoryczną.
PozwyRodzinne.pl powstały jako odpowiedź na oba te problemy.
Nie jest to zwykła strona informacyjna ani prosty generator formularzy. To kompletna platforma LegalTech, która łączy cyfrową obsługę klienta, inteligentny wywiad prawny, automatyzację dokumentów, płatności oraz rozbudowany panel operacyjny dla kancelarii.
Rolą Softech.app było zaprojektowanie i rozwinięcie całego produktu: od analizy procesów prawnych i biznesowych, przez architekturę systemu oraz UX/UI, po frontend, backend API, bazę danych, moduły AI, automatyzację dokumentów, bezpieczeństwo i narzędzia dla zespołu prawnego.
Problem biznesowy: złożona usługa prawna w świecie cyfrowym
Tradycyjny proces obsługi sprawy rodzinnej często rozpoczyna się od telefonu, wiadomości e-mail albo spotkania. Klient przedstawia swoją sytuację w nieuporządkowany sposób, a prawnik lub pracownik kancelarii zadaje dodatkowe pytania, prosi o dokumenty i wraca do pominiętych informacji.
Wiele danych trafia do wiadomości e-mail, notatek, załączników i oddzielnych systemów. Powoduje to kilka problemów:
- informacje mogą być niekompletne,
- klient nie zawsze rozumie, które fakty są istotne,
- część danych trzeba zbierać wielokrotnie,
- odpowiedzi mogą zawierać sprzeczności,
- pracownik kancelarii musi ręcznie przepisywać informacje,
- przygotowanie pierwszego projektu dokumentu zajmuje dużo czasu,
- trudno zachować jednolity standard prowadzenia wywiadu,
- rośnie ryzyko pominięcia ważnej okoliczności.
Digitalizacja usług prawnych nie może jednak polegać wyłącznie na przeniesieniu tradycyjnego formularza do internetu.
Proces prawny jest warunkowy. Kolejne pytanie często zależy od wcześniejszej odpowiedzi. Inny przebieg będzie miała sprawa rozwodowa, inny alimentacyjna, a jeszcze inny sprawa dotycząca kontaktów z dzieckiem.
Platforma musiała więc rozumieć strukturę sprawy, prowadzić użytkownika przez odpowiednie ścieżki i jednocześnie pozostawiać prawnikowi pełną kontrolę nad rezultatem.
Wizja produktu: od strony internetowej do cyfrowego systemu obsługi spraw
Od początku projekt był rozwijany jako wielowarstwowy produkt cyfrowy.
Publiczna strona i wybór usługi stanowiły jedynie pierwszy etap. Za nimi znajdował się system odpowiedzialny za:
- zarządzanie użytkownikami,
- tworzenie i prowadzenie spraw,
- inteligentny wywiad,
- przechowywanie odpowiedzi,
- wykrywanie braków oraz konfliktów,
- generowanie wersji dokumentów,
- obsługę płatności,
- zarządzanie dokumentami,
- zadania i komunikację operacyjną,
- kontrolę dostępu,
- raportowanie i monitoring.
Kluczową decyzją było oddzielenie interfejsu użytkownika od logiki prawnej i procesowej. Dzięki temu formularze i ekrany mogą być rozwijane niezależnie od reguł decydujących o kolejnych pytaniach, statusach sprawy czy kompletności materiału.
Cyfrowa ścieżka klienta
Jednym z najważniejszych elementów projektu było przełożenie skomplikowanego procesu prawnego na jasną i możliwie spokojną ścieżkę użytkownika.
Wybór rodzaju sprawy
Proces rozpoczyna się od wyboru sprawy lub usługi. Użytkownik może wskazać, czy potrzebuje pomocy między innymi w zakresie:
- rozwodu,
- alimentów,
- kontaktów z dzieckiem,
- władzy rodzicielskiej,
- ustalenia miejsca pobytu dziecka,
- innego postępowania rodzinnego.
Każdy wariant może uruchamiać inną logikę formularza, inny zakres wywiadu i inny zestaw dokumentów.
Jasna informacja o kolejnych krokach
Użytkownik powinien wiedzieć, co wydarzy się po wybraniu usługi, jakie informacje będą potrzebne, dlaczego system o nie pyta, ile etapów pozostało, czy postęp został zapisany, kiedy nastąpi płatność i kiedy sprawa trafi do weryfikacji.
W sprawach rodzinnych brak jasności może dodatkowo zwiększać stres. Dlatego interfejs nie powinien jedynie prezentować pól formularza. Powinien pełnić rolę przewodnika.
Formularze dopasowane do sprawy
Zamiast jednego rozbudowanego formularza system korzysta ze ścieżek dopasowanych do rodzaju postępowania i wcześniejszych odpowiedzi.
Pytania mogą dotyczyć między innymi stron postępowania, dzieci, sytuacji rodzinnej, miejsca zamieszkania, dochodów, kosztów utrzymania, sposobu sprawowania opieki, dotychczasowych ustaleń, dowodów i dokumentów.
Zapis postępu
Użytkownik może przerwać proces i wrócić do niego później. System zachowuje nie tylko wartości formularza, ale także informację o ukończonych sekcjach, brakach i elementach wymagających doprecyzowania.
Płatność i uruchomienie kolejnych etapów
Warstwa płatnicza została powiązana bezpośrednio ze sprawą i wybraną usługą.
Po dokonaniu transakcji system może potwierdzić płatność, zmienić status sprawy, odblokować dalszy etap, utworzyć zadanie dla kancelarii, uruchomić przygotowanie projektu i wysłać komunikat do użytkownika.
Intake AI — inteligentny wywiad prawny
Jednym z najważniejszych modułów platformy jest Intake AI.
Nie jest to zwykły chatbot prowadzący swobodną rozmowę. Jest to kontrolowany proces zbierania danych, który łączy reguły biznesowe, strukturę sprawy, mechanizmy walidacji i modele językowe.
Analiza kontekstu sprawy
System zna rodzaj postępowania i dotychczas przekazane informacje. Na tej podstawie może zdecydować:
- które pytanie powinno zostać zadane jako następne,
- czy dana sekcja jest kompletna,
- czy odpowiedź wymaga doprecyzowania,
- czy wystąpiła sprzeczność,
- czy można przejść do kolejnego obszaru,
- jakie informacje powinny zostać użyte w dokumencie.
Przykładowo odpowiedź dotycząca dzieci może uruchomić dodatkowe pytania o ich wiek, miejsce pobytu, sposób sprawowania opieki, kontakty z drugim rodzicem lub koszty utrzymania.
Fakty potwierdzone i informacje wymagające wyjaśnienia
Nie każda odpowiedź użytkownika powinna zostać automatycznie potraktowana jako kompletny i jednoznaczny fakt.
System rozdziela:
- fakty potwierdzone,
- informacje niepełne,
- odpowiedzi niejednoznaczne,
- potencjalne konflikty,
- kwestie wymagające weryfikacji przez prawnika.
Jeżeli użytkownik w jednym miejscu wskazuje, że drugi rodzic nie uczestniczy w kosztach utrzymania dziecka, a później opisuje regularne przelewy, system powinien rozpoznać potencjalną niespójność i poprosić o wyjaśnienie.
Logika kolejnych pytań i semantyka ukończenia
System musi rozumieć różnicę pomiędzy sytuacją, w której pytanie zostało zadane, użytkownik udzielił odpowiedzi, odpowiedź została zapisana, informacja jest wystarczająca, istnieje konflikt albo sekcję można uznać za zakończoną.
Brak takiego rozróżnienia może prowadzić do zapętlonego wywiadu, w którym aplikacja wielokrotnie zadaje to samo pytanie.
Dlatego ważnym elementem rozwoju było oddzielenie faktów od statusów procesowych oraz precyzyjne zdefiniowanie, kiedy dany temat wymaga ponownego otwarcia.
Eliminowanie powtarzających się pytań
Mechanizm musi pamiętać, jakie informacje zostały już zebrane. Nie wystarczy porównywać wyłącznie treści pytań, ponieważ to samo zagadnienie może zostać sformułowane na kilka sposobów.
System powinien rozpoznawać znaczenie semantyczne odpowiedzi i ustalać, czy potrzebna informacja jest już dostępna, nie ignorując jednocześnie rzeczywistych braków.
Wersjonowanie odpowiedzi
Odpowiedzi użytkownika mogą się zmieniać. Klient może doprecyzować informację, poprawić błąd albo uzupełnić brak.
Wersjonowanie ułatwia analizę historii sprawy, identyfikację zmian, odtworzenie źródła informacji, aktualizację dokumentu i kontrolę prawnika.
Kontrola jakości AI
Odpowiedź wygenerowana przez model nie może automatycznie decydować o stanie prawnym ani zastępować oceny profesjonalisty.
AI może wspierać interpretację języka użytkownika, porządkowanie informacji, wykrywanie potencjalnych braków, formułowanie kolejnych pytań i przygotowanie struktury danych.
Rezultat musi jednak działać w ramach kontrolowanego procesu z mechanizmami walidacji i możliwością weryfikacji przez człowieka.
Generowanie i wersjonowanie dokumentów prawnych
Dane zebrane podczas wywiadu mogą zostać wykorzystane do tworzenia roboczych wersji dokumentów.
System może wspierać przygotowanie:
- pozwów,
- wniosków,
- żądań procesowych,
- uzasadnień,
- opisów stanu faktycznego,
- list dowodów,
- załączników,
- informacji wymagających uzupełnienia.
Strukturalne generowanie dokumentu
Dokument nie powstaje jako jeden niekontrolowany blok tekstu. Jest budowany z sekcji, takich jak:
- nagłówek i oznaczenie sądu,
- strony postępowania,
- rodzaj pisma,
- żądania,
- uzasadnienie,
- stan faktyczny,
- argumentacja,
- dowody,
- załączniki,
- uwagi do weryfikacji.
Każda sekcja może mieć osobny status kompletności oraz poziom pewności.
Ocena kompletności
Przed wygenerowaniem dokumentu system powinien ocenić, czy posiada niezbędne informacje.
Może wskazać brakujące dane stron, niepełne informacje dotyczące dzieci, niepotwierdzone kwoty, brak dokumentu, konflikt pomiędzy odpowiedziami lub sekcję wymagającą konsultacji.
Kolejne wersje dokumentu
Dokument prawny rzadko jest gotowy po pierwszym wygenerowaniu. Platforma wspiera tworzenie kolejnych wersji:
- powstaje wersja robocza,
- prawnik ją analizuje,
- wprowadza poprawki,
- może skorzystać z propozycji AI,
- zatwierdza wybrane zmiany,
- tworzy nową wersję dokumentu.
Historia wersji pozwala porównywać zmiany i zachować kontrolę nad procesem redakcyjnym.
AI jako wsparcie, nie zastępstwo prawnika
System może proponować ulepszenia językowe, wskazywać niejasności lub sugerować rozwinięcie fragmentu.
Ostateczna decyzja należy jednak do prawnika. Platforma nie zakłada autonomicznego udzielania porady prawnej ani automatycznego zatwierdzania dokumentów bez profesjonalnej weryfikacji.
Panel operacyjny kancelarii
Po stronie kancelarii potrzebny był system, który porządkuje cały proces obsługi.
Panel został zaprojektowany jako centrum operacyjne, a nie tylko baza danych.
Dashboard i priorytety
Dashboard może prezentować:
- nowe sprawy,
- sprawy aktywne,
- klientów wymagających kontaktu,
- dokumenty oczekujące na weryfikację,
- niekompletne wywiady,
- zadania i terminy,
- statusy płatności,
- alerty wymagające reakcji.
Najważniejszą wartością dashboardu jest odpowiedź na pytanie: czym zespół powinien zająć się teraz?
Widok klientów
Profil klienta może zawierać dane kontaktowe, powiązane sprawy, dokumenty, płatności, notatki, historię zmian, informacje o reprezentacji, ostatnią aktywność i zadania wymagające wykonania.
Zamiast płaskiej listy kontaktów powstaje uporządkowany obraz relacji klienta z kancelarią.
Widok spraw
Sprawa łączy klienta, typ postępowania, wywiad, dokumenty, płatności, status, terminy, zadania i historię zmian.
Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w wielu oddzielnych miejscach.
Dokumenty i sesje wywiadu
Panel pozwala przechodzić pomiędzy sesją Intake AI a projektami dokumentów.
Prawnik może sprawdzić, jakie pytania zostały zadane, jakie odpowiedzi przekazał klient, gdzie wystąpiły konflikty, które dane są niekompletne i na podstawie czego powstał dany fragment dokumentu.
Role i uprawnienia
Platforma może obsługiwać różne role:
- administratora,
- prawnika,
- pracownika kancelarii,
- klienta.
Każda rola powinna widzieć wyłącznie informacje i akcje potrzebne do realizacji swoich obowiązków.
UX/UI w systemie dotyczącym spraw rodzinnych
W PozwyRodzinne.pl UX nie jest warstwą dekoracyjną.
Użytkownik może znajdować się w trudnym momencie życia. Interfejs powinien więc ograniczać stres, wyjaśniać proces i nie zwiększać przeciążenia informacyjnego.
Prosty język
Tam, gdzie to możliwe, platforma unika prawniczego żargonu. Jeżeli termin prawny jest niezbędny, powinien zostać wyjaśniony.
System powinien tłumaczyć, czego dotyczy pytanie, dlaczego informacja jest potrzebna, jakiej odpowiedzi oczekuje i czy można wrócić do niej później.
Poczucie postępu
Wieloetapowy proces wymaga widocznego etapu, informacji o ukończonych sekcjach, zapisu postępu, czytelnych podsumowań, komunikatów o brakach i potwierdzeń zapisania danych.
Profesjonalny styl wizualny
Produkt powinien być nowoczesny, minimalistyczny i premium, ale jednocześnie spokojny i wiarygodny.
Projekt obejmował stronę marketingową, wybór usług, rozpoczęcie sprawy, formularze, wywiad AI, panel klienta, panel kancelarii, widoki dokumentów, płatności, potwierdzenia, stany błędów i puste widoki.
Architektura technologiczna
PozwyRodzinne.pl zostały zaprojektowane jako nowoczesny system webowy z wyraźnym rozdzieleniem warstw.
Architektura obejmuje frontend oparty na Next.js, React i TypeScript, backend API w Node.js i TypeScript, relacyjną bazę PostgreSQL, Prisma, infrastrukturę chmurową, obiektowy storage dokumentów, integrację płatności, integrację z modelami AI, uwierzytelnianie, autoryzację, procesy asynchroniczne, logowanie zdarzeń i monitoring błędów.
Najważniejsze korzyści biznesowe tych decyzji to:
- modularność,
- łatwiejsze utrzymanie,
- możliwość rozwoju kolejnych usług,
- separacja danych i logiki,
- odporność procesów AI,
- wersjonowanie,
- kontrola błędów,
- możliwość ponawiania operacji,
- przygotowanie do skalowania.
Oddzielenie logiki prawnej od interfejsu
Reguły dotyczące pytań, kompletności i konfliktów nie powinny być zaszyte wyłącznie w komponentach interfejsu. Powinny działać jako osobna warstwa domenowa.
Dzięki temu można testować logikę niezależnie od wyglądu aplikacji i wprowadzać nowe ścieżki bez przebudowy frontendu.
Procesy asynchroniczne
Generowanie dokumentu lub analiza większej liczby danych mogą trwać dłużej niż standardowe żądanie HTTP.
Takie zadania są obsługiwane jako procesy ze stanami: oczekuje, jest przetwarzane, zakończyło się powodzeniem, zakończyło się błędem lub wymaga ponowienia.
Bezpieczeństwo i prywatność danych
Dane dotyczące spraw rodzinnych są szczególnie wrażliwe.
System był projektowany z uwzględnieniem wymagań bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
Podejście obejmuje:
- kontrolę dostępu opartą na rolach,
- ochronę sesji,
- walidację danych wejściowych,
- zabezpieczenie endpointów API,
- ograniczanie dostępu do informacji poufnych,
- bezpieczne przechowywanie dokumentów,
- rejestrowanie ważnych operacji,
- separację danych klientów i kancelarii,
- mechanizmy audytowe,
- projektowanie zgodne z privacy by design.
Rozwiązanie może wspierać realizację obowiązków związanych z RODO, jednak formalna zgodność zależy również od procesów organizacyjnych, podstaw prawnych, dokumentacji i sposobu wykorzystywania systemu.
Płatności i automatyzacja procesu sprzedażowego
PozwyRodzinne.pl łączą warstwę produktową z procesem sprzedaży usług prawnych.
Użytkownik może wybrać usługę, poznać jej zakres, zobaczyć cenę, dokonać płatności online, otrzymać potwierdzenie i uzyskać dostęp do kolejnego etapu.
Po stronie systemu płatność zostaje powiązana z klientem, sprawą, usługą, statusem realizacji i kolejnymi zadaniami.
Automatyzacja ogranicza ręczne sprawdzanie przelewów, przepisywanie danych i uruchamianie procesów przez pracowników kancelarii.
Największe wyzwania projektowe
Przełożenie prawa na logikę systemową
Proces prawny nie jest liniowym formularzem. Wymaga warunków, wyjątków, konfliktów, braków i profesjonalnej interpretacji.
Wiele możliwych ścieżek sprawy
Każda odpowiedź może zmienić dalszy przebieg wywiadu. System musi obsługiwać różne warianty bez tworzenia nieczytelnej i niemożliwej do utrzymania logiki.
Konflikty i brakujące dane
Niepełne lub sprzeczne odpowiedzi nie mogą zostać bezrefleksyjnie przeniesione do dokumentu. Potrzebne są mechanizmy oznaczania konfliktów i ponownego otwierania wybranych obszarów.
Zapobieganie zapętlaniu się wywiadu
Model AI może proponować kolejne pytania, ale to system musi kontrolować, czy dane zagadnienie nie zostało już rozstrzygnięte.
Spójność odpowiedzi i dokumentu
Każdy fragment dokumentu powinien wynikać z aktualnej wersji danych. Zmiana odpowiedzi może wpływać na kilka sekcji pisma.
Pełna kontrola prawnika
Prawnik musi móc sprawdzić źródła danych, zmienić treść, odrzucić propozycję AI i zatwierdzić finalną wersję.
Proces realizacji projektu
- Analiza procesów biznesowych i prawnych — mapowanie sposobu zbierania danych, prowadzenia spraw i przygotowywania dokumentów.
- Mapowanie ścieżek użytkowników — procesy dla klienta, prawnika, pracownika kancelarii i administratora.
- Projekt architektury — warstwy systemu, modele danych i relacje pomiędzy sprawą, wywiadem, dokumentem, płatnością i użytkownikiem.
- UX/UI — publiczna strona, wybór usług, formularze, panele, dokumenty i stany procesowe.
- Publiczna część platformy — warstwa marketingowa i informacyjna.
- Wybór usług i płatności — połączenie oferty z płatnością i uruchamianiem kolejnych etapów.
- Intake AI — kontekst sprawy, walidacja, konflikty i semantyka ukończenia.
- Generator dokumentów — strukturalne generowanie, kompletność, wersjonowanie i redakcja.
- Panel kancelarii — klienci, sprawy, dokumenty, płatności, sesje wywiadu i zadania.
- Testy przypadków brzegowych — niepełne odpowiedzi, konflikty, zmiany danych, powtarzające się pytania i nieudane procesy.
- Bezpieczeństwo i wydajność — kontrola dostępu, monitoring, obsługa błędów i odporność procesów.
- Iteracyjny rozwój — dalsze testowanie logiki procesowej i zachowania modeli AI.
Efekt biznesowy
Bez odwoływania się do niepotwierdzonych danych liczbowych można wskazać kilka jakościowych rezultatów.
Platforma:
- porządkuje proces zbierania informacji,
- zwiększa kompletność danych przekazywanych kancelarii,
- ogranicza ręczne przepisywanie odpowiedzi,
- standaryzuje sposób prowadzenia wywiadów,
- wspiera szybsze tworzenie pierwszych wersji dokumentów,
- poprawia kontrolę nad statusem spraw,
- porządkuje zadania zespołu prawnego,
- zwiększa dostępność usług online,
- tworzy cyfrowy kanał pozyskiwania i obsługi klientów,
- przygotowuje kancelarię do skalowania bez proporcjonalnego zwiększania pracy administracyjnej.
Zakres realizacji Softech.app
Softech.app odpowiadał za kompleksowe połączenie warstwy produktowej, technologicznej i operacyjnej.
Zakres obejmował:
- analizę biznesową,
- strategię produktu,
- mapowanie procesów prawnych,
- architekturę systemu,
- projektowanie UX/UI,
- frontend aplikacji,
- backend API,
- projekt bazy danych,
- integracje płatnicze,
- moduły AI,
- inteligentny wywiad,
- automatyzację dokumentów,
- panel klienta,
- panel kancelarii,
- system uprawnień,
- bezpieczeństwo i monitoring,
- wdrożenie, testowanie i dalszą optymalizację produktu.
Najważniejsze wnioski
PozwyRodzinne.pl są przykładem szerszego trendu, w którym tradycyjne usługi profesjonalne stają się skalowalnymi produktami cyfrowymi.
Dobrze zaprojektowana sztuczna inteligencja w branży prawnej nie polega na dodaniu okna czatu do strony.
AI powinno zostać osadzone w całym procesie: zbieraniu danych, rozpoznawaniu braków, walidacji, zadawaniu kolejnych pytań, wykrywaniu konfliktów, tworzeniu roboczych dokumentów, wspieraniu redakcji i organizowaniu pracy kancelarii.
Technologia nie zastępuje profesjonalnej wiedzy prawnej. Może jednak uporządkować dane, ograniczyć pracę powtarzalną i dać prawnikom więcej czasu na analizę, strategię oraz odpowiedzialne podejmowanie decyzji.
Planujesz własny produkt SaaS, platformę LegalTech, system automatyzujący dokumenty albo aplikację wykorzystującą AI? Porozmawiajmy o tym, jak przełożyć złożony proces biznesowy na bezpieczny, skalowalny i intuicyjny produkt cyfrowy.