W skrócie
Softech zaprojektował i wdrożył system AI Recepcjonisty Hotelowego, który automatycznie obsługuje przychodzące połączenia telefoniczne od gości. Rozwiązanie umożliwia prowadzenie naturalnych rozmów z klientami, sprawdzanie dostępności pokoi, przyjmowanie rezerwacji oraz wysyłanie linków do przedpłaty i potwierdzeń SMS. System działa 24/7 i pozwala hotelom zwiększyć liczbę rezerwacji bez konieczności rozbudowy recepcji.
Problem
W branży hotelowej znaczna część rezerwacji nadal odbywa się telefonicznie. Goście często dzwonią, aby zapytać o dostępność pokoi, ceny, warunki pobytu lub dokonać rezerwacji na konkretny termin. W godzinach szczytu recepcje hoteli są przeciążone, a część połączeń pozostaje nieodebrana. Problem nasila się w godzinach wieczornych oraz w nocy, kiedy recepcja działa w ograniczonym składzie. Dodatkowym wyzwaniem jest konieczność ręcznego sprawdzania dostępności w systemie PMS oraz wprowadzania rezerwacji podczas rozmowy z klientem. Klient potrzebował rozwiązania, które automatycznie odbiera połączenia telefoniczne, odpowiada na pytania gości i przyjmuje rezerwacje pokoi bez udziału pracownika recepcji.
Rozwiązanie
Softech stworzył autonomicznego AI Recepcjonistę Hotelowego, który integruje się z systemem zarządzania hotelami (PMS) i kalendarzem dostępności pokoi. System odbiera połączenia telefoniczne i prowadzi rozmowę z gościem w języku naturalnym. AI rozpoznaje intencję rozmówcy, na przykład zapytanie o dostępność pokoi w konkretnym terminie, liczbę gości lub typ pokoju. Następnie system sprawdza dostępność w czasie rzeczywistym i przedstawia klientowi dostępne opcje. Gość może potwierdzić rezerwację bezpośrednio podczas rozmowy telefonicznej. Po zakończeniu rozmowy system automatycznie zapisuje rezerwację w systemie hotelowym oraz wysyła SMS lub e-mail z potwierdzeniem pobytu i linkiem do bezpiecznej przedpłaty online. AI agent obsługuje również pytania dotyczące godzin zameldowania, parkingu, śniadań czy udogodnień hotelowych. W razie potrzeby rozmowa może zostać przekierowana do pracownika recepcji.
Efekt biznesowy
Po wdrożeniu systemu AI Recepcjonisty Hotelowego liczba odebranych połączeń wzrosła niemal do 100%, ponieważ system może obsługiwać wiele rozmów jednocześnie. Hotele zaczęły przyjmować rezerwacje również poza standardowymi godzinami pracy recepcji. Automatyzacja znacząco odciążyła personel hotelowy, który może skupić się na obsłudze gości na miejscu. System zwiększył również liczbę rezerwacji bezpośrednich, ograniczając zależność od platform OTA oraz prowizji bookingowych.
Kluczowe metryki
Galeria
Technologie
Harmonogram wdrożenia
1. Discovery procesów hotelowych
Analiza scenariuszy rozmów i procesu rezerwacji pokoi.
2. Integracja z systemem PMS
Synchronizacja dostępności pokoi i kalendarza rezerwacji.
3. Projekt konwersacji AI
Tworzenie scenariuszy rozmów dla gości hotelowych.
4. Integracje SMS i płatności
Automatyczne potwierdzenia pobytu i przedpłaty.
5. Optymalizacja konwersji
Analiza rozmów i poprawa skuteczności rezerwacji.
Opinia klienta
“Dzięki AI Recepcjoniście możemy obsługiwać zapytania o pokoje nawet w nocy i nie tracimy już potencjalnych rezerwacji telefonicznych.”
FAQ
Czy AI może przyjmować rezerwacje hotelowe przez telefon?
Tak. System sprawdza dostępność pokoi w czasie rzeczywistym i zapisuje rezerwację w systemie hotelowym.
Czy AI odpowiada na pytania gości hotelowych?
Tak. AI może odpowiadać na pytania o ceny, udogodnienia, parking, godziny zameldowania i inne informacje.
Czy możliwe jest pobranie przedpłaty?
Tak. Po rozmowie gość otrzymuje SMS lub e-mail z linkiem do bezpiecznej płatności online.
Czy system może obsługiwać wiele połączeń jednocześnie?
Tak. AI agent może prowadzić wiele rozmów równocześnie bez przeciążania recepcji.
