AI Recepcjonista — system obsługi połączeń głosowych i automatycznych rezerwacji

Softech zaprojektował i wdrożył system AI Recepcjonisty do automatycznej obsługi przychodzących połączeń telefonicznych. Rozwiązanie wykorzystuje sztuczną inteligencję do prowadzenia rozmów z klientami, przyjmowania rezerwacji, wysyłania potwierdzeń SMS oraz obsługi przedpłat online. System działa w pełni autonomicznie i pozwala firmom znacząco ograniczyć koszty obsługi klienta, jednocześnie zwiększając dostępność rezerwacji 24/7.

W wielu branżach usługowych – takich jak kliniki, salony usługowe, warsztaty czy firmy wynajmu – obsługa telefoniczna klientów jest jednym z najbardziej czasochłonnych procesów operacyjnych. Pracownicy recepcji muszą odbierać dziesiątki lub setki telefonów dziennie, odpowiadać na powtarzające się pytania, sprawdzać dostępność terminów i ręcznie wprowadzać rezerwacje do systemu. Prowadzi to do wielu problemów: utraconych połączeń w godzinach szczytu, błędów przy ręcznym wprowadzaniu rezerwacji, ograniczonej dostępności poza godzinami pracy oraz wysokich kosztów zatrudnienia personelu. Klient potrzebował rozwiązania, które pozwoli automatycznie obsługiwać przychodzące połączenia, prowadzić naturalne rozmowy z klientami, przyjmować rezerwacje w czasie rzeczywistym oraz obsługiwać przedpłaty wymagane przy niektórych usługach.

Zespół Softech zaprojektował i wdrożył system AI Recepcjonisty oparty o technologie rozpoznawania mowy (Speech-to-Text), generowania odpowiedzi w czasie rzeczywistym (LLM) oraz syntezy mowy (Text-to-Speech). System odbiera połączenia telefoniczne i prowadzi naturalną rozmowę z klientem, identyfikując jego intencję – na przykład chęć rezerwacji wizyty, zmianę terminu lub uzyskanie informacji o usługach. Po rozpoznaniu celu rozmowy AI agent komunikuje się z backendowym systemem rezerwacji, sprawdzając dostępność terminów w czasie rzeczywistym. Klient może wybrać dogodny termin bezpośrednio podczas rozmowy telefonicznej. Po potwierdzeniu rezerwacji system wysyła SMS z podsumowaniem wizyty oraz linkiem do przedpłaty online. Jeśli dana usługa wymaga depozytu, klient może dokonać płatności natychmiast przez bezpieczną bramkę płatności. System obsługuje również scenariusze takie jak przypomnienia o wizytach, anulowanie rezerwacji, przekierowanie do konsultanta oraz obsługę wielu równoczesnych połączeń.

Wdrożenie AI Recepcjonisty znacząco usprawniło proces obsługi klienta. Firmy korzystające z systemu mogą przyjmować rezerwacje 24 godziny na dobę bez konieczności utrzymywania pełnej obsady recepcji. Liczba utraconych połączeń spadła niemal do zera, ponieważ system może obsługiwać wiele rozmów jednocześnie. Automatyzacja procesu rezerwacji i przedpłat ograniczyła liczbę nieodwołanych wizyt oraz skróciła czas obsługi klienta. W rezultacie klient końcowy odnotował wzrost liczby rezerwacji oraz znaczną redukcję kosztów operacyjnych.