W skrócie
Softech zaprojektował i wdrożył system AI Call Center dla sieci klinik medycznych, który automatyzuje obsługę telefoniczną pacjentów. Rozwiązanie wykorzystuje voice AI do odbierania połączeń, umawiania wizyt, przypominania o konsultacjach oraz odpowiadania na najczęściej zadawane pytania. System działa 24/7 i integruje się z systemem rejestracji medycznej.
Problem
W wielu klinikach medycznych linie telefoniczne są przeciążone. Pacjenci często dzwonią, aby umówić wizytę, zmienić termin konsultacji lub zapytać o dostępność lekarza. W godzinach szczytu recepcja nie jest w stanie odebrać wszystkich połączeń, co prowadzi do frustracji pacjentów i utraty potencjalnych wizyt. Dodatkowym problemem jest ręczna obsługa rejestracji w systemach medycznych oraz konieczność wykonywania przypomnień o wizytach. Klinika potrzebowała rozwiązania, które automatycznie obsłuży połączenia telefoniczne pacjentów, przyjmie zapisy na wizyty i zredukuje obciążenie personelu administracyjnego.
Rozwiązanie
Softech wdrożył system AI Call Center oparty o technologie rozpoznawania mowy i modele językowe AI. System odbiera połączenia telefoniczne i prowadzi rozmowę z pacjentem w języku naturalnym. AI rozpoznaje intencję rozmówcy — na przykład chęć umówienia wizyty, przełożenia konsultacji lub uzyskania informacji o lekarzach. Następnie system komunikuje się z backendowym systemem rejestracji medycznej i sprawdza dostępność lekarzy w czasie rzeczywistym. Pacjent może wybrać termin wizyty bezpośrednio podczas rozmowy telefonicznej. System automatycznie zapisuje wizytę w kalendarzu oraz wysyła SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem o terminie. AI obsługuje również scenariusze takie jak odwołanie wizyty, przypomnienia o konsultacji czy przekierowanie do personelu medycznego w przypadku bardziej złożonych zapytań.
Efekt biznesowy
Po wdrożeniu systemu liczba odebranych połączeń znacząco wzrosła, a pacjenci mogą zapisywać się na wizyty również poza godzinami pracy rejestracji. Personel kliniki został odciążony od powtarzalnych czynności administracyjnych, co pozwoliło skupić się na obsłudze pacjentów na miejscu. Automatyczne przypomnienia SMS zmniejszyły również liczbę nieodwołanych wizyt.
Kluczowe metryki
Galeria
Technologie
Harmonogram wdrożenia
1. Discovery i analiza rejestracji
Mapowanie najczęstszych scenariuszy połączeń i potrzeb pacjentów.
2. Integracja z kalendarzem wizyt
Połączenie AI z dostępnością lekarzy i rejestracją medyczną.
3. Projekt rozmów voice AI
Przygotowanie scenariuszy zapisów, odwołań i przekierowań.
4. Wdrożenie przypomnień SMS
Automatyczne potwierdzenia wizyt i wiadomości przypominające.
5. Optymalizacja skuteczności
Analiza rozmów i poprawa jakości obsługi pacjentów.
Opinia klienta
“Dzięki wdrożeniu AI Call Center ograniczyliśmy liczbę nieodebranych połączeń i usprawniliśmy zapisy pacjentów bez zwiększania zespołu rejestracji.”
FAQ
Czy AI może umawiać pacjentów na wizyty?
Tak. System sprawdza dostępność lekarzy w czasie rzeczywistym i zapisuje wizytę bezpośrednio do systemu rejestracji.
Czy AI może odwołać lub przełożyć wizytę?
Tak. Pacjent może podczas rozmowy odwołać termin lub wybrać nową datę konsultacji.
Czy system wysyła przypomnienia o wizytach?
Tak. AI Call Center może automatycznie wysyłać SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem o terminie wizyty.
Czy rozwiązanie działa poza godzinami pracy kliniki?
Tak. System działa 24/7 i może odbierać połączenia również wieczorem, w nocy i w weekendy.
