W skrócie
Agencja pracy obsługująca hotele i restauracje w Londynie i Dubaju przechodziła przez manualne ustalanie grafików, ręczną ewidencję czasu oraz skomplikowane rozliczenia płac w różnych cyklach (miesięczne, tygodniowe, kilkudniowe). Stworzyliśmy platformę składającą się z panelu web dla zespołu operacyjnego oraz aplikacji mobilnej dla pracowników i partnerów. Zaimplementowaliśmy logikę biznesową dopasowaną do realnych procesów agencji, co pozwoliło wyskalować działalność (m.in. obsługa jachtów i eventów).
Problem
Manualne ustalanie grafików i ręczna ewidencja czasu pracy prowadziły do błędów, luk w obsadach i dublowania zmian. Brak systemu dopasowanego do specyfiki agencji (różne stawki, dodatki, lokalne przepisy UK/UAE) skutkował długimi i kosztownymi procesami rozliczeń. Dodatkowym wyzwaniem były różne cykle wypłat: miesięczne, tygodniowe, a nawet kilkudniowe (dla zwiększenia atrakcyjności oferty agencji), co mnożyło warianty naliczania płac, zaliczek i potrąceń. Sporządzanie raportów i plików do księgowości było czasochłonne i podatne na pomyłki.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy spójny ekosystem: • Panel web (management): planowanie zmian (drag&drop), SLA klientów, matryce stawek, dostępność pracowników, automatyczne uzupełnianie obsad, akceptacja timesheetów, generowanie rozliczeń i eksport do księgowości. • Aplikacja mobilna (pracownicy/partnerzy): zgłaszanie dostępności, przyjmowanie zmian, check-in/out (geofencing/QR), podgląd harmonogramu, wnioski, powiadomienia push. • Logika płacowa: różne cykle wypłat (mies./tyg./kilkudniowe), nadgodziny, nocki, weekendy, stawki klienta vs. stawki pracownika, prowizje, dodatki, zaliczki. • Moduł rekrutacji i compliance: profile, dokumenty, ważność szkoleń/visa, checklisty. • Raporty i API: raporty klienta, rentowność zleceń, eksporty do Xero/QuickBooks, webhooki. • Skala: multi-site (Londyn/Dubaj), strefy czasowe, waluty, lokalne podatki/świadczenia.
Efekt biznesowy
↓ 62% czasu operacyjnego na planowanie i rozliczenia. ↓ 78% błędów w timesheetach dzięki check-in/out i walidacjom. ↑ 35% obsadzonych zmian bez ręcznej interwencji. Skrócenie czasu wypłat do < 24h dla cykli kilkudniowych. Szybka ekspansja: obsługa jachtów i eventów okolicznościowych z niestandardowymi stawkami i slotami.
Kluczowe metryki
Galeria
Technologie
Harmonogram wdrożenia
1. Discovery & mapping
Warsztaty z londyńskim i dubajskim oddziałem; procesy, KPI, matryce stawek.
2. Design system & prototyp
Komponenty panelu + prototyp aplikacji mobilnej.
3. MVP (planowanie + timesheety)
Drag&drop grafiki, dostępności, check-in/out, walidacje.
4. Rozliczenia & payouty
Cykle wypłat, nadgodziny, dodatki, eksporty do księgowości.
5. Ekspansja (yachting & events)
Niestandardowe sloty, stawki i SLA eventowe.
Opinia klienta
“Wreszcie mamy system, który działa zgodnie z naszym modelem operacyjnym. Rozliczenia i planowanie przestały być wąskim gardłem. Czas pracy jest zdecydowanie dużo bardziej dokładniej ewidencjonowany. Nasza działalność operacyjna mogła zostać dzięki temu wyskalowana o dodatkowe modele obsługi okolicznościowych eventów i jachtów”
FAQ
Czy system obsługuje różne cykle wypłat?
Tak — miesięczne, tygodniowe i kilkudniowe. Każdy cykl ma własne reguły i raporty.
Czy mogę zintegrować własną księgowość?
Tak — mamy eksporty/intefejsy do Xero/QuickBooks. Możliwe są też integracje niestandardowe.
Jak działają geofencing i QR?
Check-in/out można kontrolować strefą geograficzną lub kodem QR klienta — zmniejsza to błędy w timesheetach.
